Windykacja w Subiekcie GT: lista zaległości i co dalej

Listę zaległości daje w Subiekcie GT zestawienie Wiekowanie rozrachunków z modułu Zestawienia: pokazuje każdą nierozliczoną należność z liczbą dni spóźnienia. Zanim jednak do kogoś zadzwonisz, wylicz zestawienie Wolne spłaty rozrachunków, żeby nie upominać klienta, którego wpłata już jest w programie. Potem podziel listę na trzy grupy: do 30 dni po terminie (telefon albo SMS), 31-90 dni (wezwanie do zapłaty z odsetkami) i ponad 90 dni (rozmowa z księgową o uldze na złe długi w VAT).

Progi 30 i 90 dni nie są przypadkowe: pierwszy wynika z przepisów o rejestrach dłużników, drugi z ustawy o VAT. Fragmenty o odsetkach, rekompensacie i VAT to opis przepisów, a nie porada prawna ani podatkowa: przy dużej kwocie albo sporze o fakturę zapytaj księgową lub radcę prawnego.

Zanim kogoś upomnisz: sprawdź spłaty

Wezwanie wysłane do klienta, który już zapłacił, to najprostszy sposób na zepsucie relacji. Dlatego pierwszy krok to zestawienie wpłat, nie zaległości.

W Subiekcie GT: Zestawienia - Wolne spłaty rozrachunków, ustaw filtr Data i kliknij Wylicz. Według pomocy InsERT zestawienie pokazuje wysokość spłat, dokument i kontrahenta. Jeśli kontrahent ma tu wpłatę, a jednocześnie widnieje na liście zaległości, najpierw rozlicz tę wpłatę z fakturą albo zapytaj księgowość, czego dotyczy. Dopiero potem wyliczaj listę dłużników.

Jak wyciągnąć listę zaległości z Subiekta GT

1. Zestawienia - Wiekowanie rozrachunków, rodzaj rozrachunku należność, Wylicz. Zestawienie pokazuje stan nierozliczonych rozrachunków na wybrany dzień z podziałem według wieku: wartość początkową i bieżącą oraz liczbę dni spóźnienia.
2. Jeśli chcesz od razu widzieć, ile urosły odsetki: Zestawienia - Rozrachunki z odsetkami, wskaż datę powstania rozrachunków i kliknij Wylicz. To zestawienie dokłada wartość odsetek do wartości należności.

Jeśli masz podłączone nasze darmowe MCP dla Subiekta GT, odpowiedź na pytanie „kto zalega z zapłatą i na jaką kwotę” dostaniesz po polsku w kilka sekund. MCP tylko czyta bazę, więc wezwania ani noty odsetkowej za Ciebie nie wystawi. To robisz w Subiekcie, jak niżej.

Do 30 dni po terminie: telefon albo SMS

Na tym etapie wystarczy krótki kontakt: telefon od handlowca, który zna klienta, albo SMS z kwotą.

SMS-y przygotujesz w Subiekcie jako szablon: Wiadomości SMS - Szablony - Dodaj. Od wersji 1.59 szablon może zawierać autoteksty takie jak Suma należności spóźnionych i Liczba należności spóźnionych nierozliczonych, więc program sam wstawi kwotę konkretnego klienta. Jeśli wolisz maile z harmonogramem, opisaliśmy go we wpisie o automatycznych przypomnieniach o płatnościach.

31-90 dni: wezwanie do zapłaty z odsetkami

Od 31. dnia przechodzisz na formalną ścieżkę, bo próg 30 dni to jeden z warunków wpisu do rejestru dłużników (niżej). W Subiekcie GT służy do tego moduł Windykacja: ewidencjonuje wezwania i noty oraz nalicza odsetki od przeterminowanych należności.

Wezwania dla wielu klientów naraz:

1. Rozrachunki - Windykacja - Wystaw wezwanie do zapłaty, wybierz wszystkich dłużników albo wybranych, Dalej.
2. Ustaw filtr należności. Bez zaznaczonych opcji program znajdzie wszystkie należności w wybranej walucie, które mają choć jeden dzień spóźnienia.
3. Zaznacz rozrachunki z tej grupy (starsze niż 30 dni), wybierz sposób obliczania odsetek, wpisz opis, wybierz rachunek bankowy i sposób wydruku, Zakończ.
4. Wyślij wezwanie mailem: w Rozrachunki - Windykacja zaznacz wezwanie i wybierz Operacje - Wyślij wiadomość e-mail.

Pojedyncze wezwanie wystawisz też z listy rozrachunków: zaznacz przeterminowaną należność i wybierz Wezwanie do zapłaty - Do dokumentu. Domyślny szablon treści ustawisz w Administracja - Parametry - Windykacja.

Co możesz doliczyć klientowi-firmie, zgodnie z ustawą o przeciwdziałaniu nadmiernym opóźnieniom w transakcjach handlowych:

• odsetki ustawowe za opóźnienie w transakcjach handlowych - należą się bez wezwania, od dnia wymagalności do dnia zapłaty. Od 1 lipca do 31 grudnia 2026 wynoszą 13,75% rocznie;
• rekompensatę za koszty odzyskiwania należności - 40 euro przy fakturze do 5 000 zł, 70 euro powyżej 5 000 zł i poniżej 50 000 zł, 100 euro od 50 000 zł. Przeliczasz ją po średnim kursie euro NBP z ostatniego dnia roboczego miesiąca przed miesiącem, w którym minął termin płatności.

Przykład: faktura na 8 000 zł, 30 dni po terminie. Odsetki: 8 000 zł × 13,75% × 30/365 = 90,41 zł. Rekompensata: 70 euro, bo kwota jest wyższa niż 5 000 zł i niższa niż 50 000 zł.

Gdy klient zapłaci samą fakturę, a odsetki chcesz dochodzić, wystawisz notę odsetkową: w Rozrachunki wg kontrahentów zaznacz kontrahenta i dokument, potem Operacje - Nota odsetkowa do dokumentu, dla kontrahenta albo zbiorczą.

Jeśli rozważasz wpis do rejestru dłużników: dane firmy można przekazać do biura informacji gospodarczej, gdy łącznie zalega co najmniej 500 zł od co najmniej 30 dni i minął co najmniej miesiąc od wezwania wysłanego listem poleconym, doręczonego do rąk własnych albo na adres do doręczeń elektronicznych, z ostrzeżeniem o zamiarze wpisu. Wezwanie wysłane mailem z Subiekta spełnia ten warunek tylko wtedy, gdy umowa z klientem przewiduje wezwanie do zapłaty na wskazany w niej adres e-mail.

Ponad 90 dni: zapytaj księgową o ulgę na złe długi

Faktura nieopłacona przez 90 dni od terminu płatności to dla VAT wierzytelność, której nieściągalność jest uprawdopodobniona (art. 89a ustawy o VAT). Wtedy możesz skorygować VAT należny z tej faktury, czyli nie płacić podatku od pieniędzy, które do firmy nie wpłynęły. Warunki z ustawy:

• w dniu poprzedzającym złożenie deklaracji z korektą jesteś czynnym podatnikiem VAT;
• od wystawienia faktury nie minęły 3 lata, licząc od końca roku, w którym ją wystawiono;
• gdy nabywca nie jest czynnym podatnikiem VAT, potrzeba więcej, na przykład prawomocnego wyroku skierowanego do egzekucji albo wpisu do krajowego rejestru długów.

Przykład: przy fakturze na 8 000 zł brutto ze stawką 23% VAT wynosi 8 000 zł × 23/123 = 1 495,93 zł. Jeśli klient zapłaci po korekcie, zwiększasz VAT należny w okresie, w którym pieniądze wpłynęły.

Księgowej przekażesz gotową listę z Subiekta: Zestawienia - Rozrachunki do korekty VAT dla faktur nieopłaconych w terminie, wskaż okres i kliknij Wylicz. Zestawienie pokazuje kontrahenta, numer dokumentu, kwotę pozostałą do opłacenia i opłaconą. Decyzję, które faktury skorygować i w której deklaracji, podejmuje księgowa.

Co zrobić w tym tygodniu

1. Poniedziałek: wylicz Wolne spłaty rozrachunków i rozlicz wpłaty, które czekają na przypisanie.
2. Poniedziałek: wylicz Wiekowanie rozrachunków i podziel dłużników na trzy grupy: do 30, 31-90 i ponad 90 dni.
3. Wtorek: zadzwoń albo wyślij SMS do grupy do 30 dni.
4. Środa: wystaw wezwania z modułu Windykacja dla grupy 31-90 dni i wyślij je mailem. Klientom, których chcesz wpisać do rejestru dłużników, wyślij wezwanie listem poleconym z ostrzeżeniem.
5. Piątek: wyślij księgowej zestawienie faktur nieopłaconych w terminie dla grupy ponad 90 dni.

Jeśli chcesz, żeby listę zaległości przeglądał co rano agent AI i sam szykował przypomnienia do Twojej akceptacji, porozmawiajmy na bezpłatnej konsultacji.