Automatyczne przypomnienia o płatnościach: co ustawić
Kiedy wysyłać przypomnienia o zaległej fakturze, co w nich napisać, kogo wyłączyć z automatu i jak nie wysłać monitu komuś, kto już zapłacił.
Automatyczne przypomnienia o płatnościach zrażają klienta w dwóch sytuacjach: gdy przychodzą po tym, jak już zapłacił, i gdy pierwsza wiadomość od razu grozi odsetkami. Dlatego ustawienie zaczynamy od tego, żeby program sam widział wpłaty, a dopiero potem układamy kilka wiadomości rozłożonych w czasie, od uprzejmej przed terminem do stanowczej po terminie.
Poniżej harmonogram, treść każdej wiadomości, lista klientów do wyłączenia z automatu i moment, w którym mail trzeba zastąpić listem poleconym. Fragmenty o odsetkach i rejestrach dłużników to opis przepisów, nie porada prawna: przy większej kwocie albo sporze o fakturę warto zapytać radcę prawnego.
Czy program wie, że klient już zapłacił?
To pierwsza rzecz do sprawdzenia, zanim włączysz jakąkolwiek wysyłkę. Przypomnienie idzie do faktury, która w programie ma status „nieopłacona”. Jeśli statusy zmienia ręcznie księgowa raz w tygodniu, automat przez kilka dni będzie upominał klientów, którzy zapłacili.
Programy do faktur rozwiązują to połączeniem z bankiem. Na przykład w Fakturowni połączenie z kontem bankowym samo wiąże płatność z fakturą i oznacza ją jako opłaconą. Dwie rzeczy z opisu tej usługi mają znaczenie dla przypomnień:
- transakcje importują się od raz do 3 razy dziennie, zależnie od planu, więc przypomnienie lepiej wysyłać po imporcie niż tuż przed nim;
- zgodę na dostęp do rachunku daje się na 180 dni, więc zapisz w kalendarzu, kiedy mija, i wyznacz osobę, która sprawdzi połączenie z bankiem przed tą datą.
Sprawdź też, co się dzieje z wpłatą bez numeru faktury w tytule albo z jednym przelewem za kilka faktur. Jeśli program ich nie połączy, ktoś musi je rozliczyć ręcznie, zanim pójdzie kolejne przypomnienie.
Kiedy wysyłać przypomnienia o płatności
Działa drabina: im dalej od terminu, tym krótsza i bardziej stanowcza wiadomość. Sprawdź, jakie szczeble daje Twój program. Fakturownia, jako przykład, wysyła SMS-y przed datą płatności, w dniu terminu i po nim, a maile po terminie w wybranych odstępach, np. po trzech, siedmiu i czternastu dniach.
Przykładowy harmonogram dla faktur B2B:
| Kiedy | Ton | Cel |
|---|---|---|
| 3 dni przed terminem | informacyjny | klient ma czas wpisać przelew do paczki |
| w dniu terminu | uprzejmy | „dziś mija termin” |
| 7 dni po terminie | rzeczowy | prośba o zapłatę albo informację, co się dzieje |
| 14 dni po terminie | stanowczy | ostatnie przypomnienie mailem, z odsetkami |
| od 30 dni po terminie | formalny | wezwanie do zapłaty listem poleconym, wysyłane ręcznie |
Wiadomość przed terminem niczego nie zarzuca, więc trudno się o nią obrazić. Łapie też faktury, które po prostu nie trafiły do przelewów.
Co napisać w każdym przypomnieniu
Każda wiadomość ma te same stałe elementy: numer faktury, kwotę, termin, numer rachunku i fakturę w załączniku albo link do niej. Klient nie powinien musieć niczego szukać, żeby zapłacić. W Fakturowni szablon przypomnienia można dowolnie zmieniać i używać w nim znaczników, które przy wysyłce zamieniają się na odpowiedni tekst.
Różni się ton:
- Przed terminem i w dniu terminu zakładasz, że klient pamięta. Jedno zdanie o terminie i dane do przelewu. Bez słowa o odsetkach.
- Pierwsze przypomnienie po terminie zakładasz, że klient zapomniał albo faktura do niego nie dotarła. Dodaj prośbę o odpowiedź, jeśli z fakturą jest problem: reklamacja albo błąd w danych to sprawa dla człowieka, nie dla automatu.
- Drugie przypomnienie po terminie może wspomnieć o odsetkach i rekompensacie. To nie groźba, tylko informacja o tym, co należy się z mocy prawa.
W transakcjach między firmami, gdy Twoja firma dostarczyła towar albo wykonała usługę i nie dostała zapłaty w terminie z umowy, odsetki za opóźnienie należą się bez wezwania, od dnia wymagalności do dnia zapłaty. Od 1 lipca do 31 grudnia 2026 wynoszą 13,75% w skali roku. Do tego, także bez wezwania, należy się rekompensata za koszty odzyskiwania należności:
- 40 euro, gdy faktura nie przekracza 5 000 zł;
- 70 euro, gdy jest wyższa niż 5 000 zł, ale niższa niż 50 000 zł;
- 100 euro, gdy wynosi 50 000 zł lub więcej.
Kwotę przelicza się po średnim kursie euro NBP z ostatniego dnia roboczego miesiąca poprzedzającego miesiąc, w którym płatność stała się wymagalna. Przykład: przy fakturze na 3 000 zł rekompensata to 40 euro. Czy po nią sięgać u stałego klienta, to decyzja handlowa.
Do kogo nie wysyłać automatycznych przypomnień
Automat traktuje wszystkich tak samo, a klienci nie są tacy sami. Zanim go włączysz, ustal listę wyjątków, które obsługuje człowiek:
- faktury sporne - klient zgłosił reklamację albo czeka na korektę. Przypomnienie w trakcie sporu to najprostszy sposób, żeby go zaostrzyć;
- klienci z indywidualnym terminem albo ratami - jeśli ustaliliście spłatę w częściach, automat nie wie o tym ustaleniu;
- najwięksi odbiorcy - przy nich zamiast maila z programu lepiej działa telefon od osoby, która prowadzi relację;
- proformy i inne dokumenty, które nie są zaległością - sprawdź, czy program nie liczy ich jako nieopłaconych faktur.
Sprawdź, czy Twój program pozwala wyłączyć klienta albo pojedynczą fakturę z przypomnień. Jeśli nie, wyjątki trzeba obsłużyć przed włączeniem automatu. Ustal też, kto w firmie dostaje odpowiedzi na przypomnienia. Jeśli lecą na adres, którego nikt nie czyta, klient pisze „zapłaciłem wczoraj” i dostaje kolejny monit.
Kiedy mail już nie wystarczy
Automatyczne maile służą temu, żeby klient zapłacił sam. Gdy nie płaci miesiąc po terminie, kolejny mail niewiele zmieni, a kolejne kroki wymagają formy, której automat zwykle nie zapewnia.
Przykład: wpis do biura informacji gospodarczej (rejestru dłużników). Dane firmy-dłużnika można tam przekazać, gdy łącznie zalega co najmniej 500 zł od co najmniej 30 dni i minął co najmniej miesiąc od wezwania do zapłaty. To wezwanie musi pójść listem poleconym, do rąk własnych albo na adres do doręczeń elektronicznych z bazy adresów elektronicznych, i zawierać ostrzeżenie o zamiarze przekazania danych do biura wraz z jego nazwą i adresem. Mail wystarczy tylko wtedy, gdy umowa z klientem przewiduje wysłanie wezwania do zapłaty na wskazany w niej adres e-mail. Bez takiego zapisu automatyczne przypomnienie z programu do faktur tego warunku nie spełnia.
Dlatego ostatni szczebel drabiny to zadanie dla człowieka: automat może je utworzyć albo wysłać przypomnienie wewnętrzne, ale list wysyła ktoś z firmy.
Czym ustawić przypomnienia
Najprościej w programie, w którym wystawiasz faktury, bo tam są statusy płatności i dane klientów. Jeśli Twój program ma przypomnienia wbudowane, zacznij od nich i zmień tylko szablony.
Jeśli nie ma, przypomnienia buduje się jako scenariusz w narzędziu do automatyzacji: codziennie pobierz listę nieopłaconych faktur, policz dni od terminu, wybierz szablon, wyślij maila, zapisz, co poszło. O tym, jak wybrać narzędzie do takiego scenariusza, piszemy w porównaniu Make, n8n i Zapiera. Warunek jest ten sam co wyżej: scenariusz musi mieć skąd wiedzieć, że faktura jest opłacona.
Jeśli faktury wystawiasz w Subiekcie GT i korzystasz z naszego darmowego MCP: ono tylko czyta bazę, więc przypomnień samo nie wyśle. Wysyłka wymaga osobnego programu albo scenariusza.
Co zrobić w tym tygodniu
- Sprawdź, skąd Twój program wie o wpłatach. Jeśli ze statusów zmienianych ręcznie, najpierw podłącz bank albo ustal, kto i kiedy je aktualizuje.
- Wypisz klientów do wyłączenia z automatu: sporne faktury, raty, najwięksi odbiorcy.
- Ustaw pierwsze dwa przypomnienia (przed terminem i w dniu terminu) i przez dwa tygodnie czytaj odpowiedzi klientów. Kolejne szczeble dodaj, gdy wiesz, że wpłaty łączą się z fakturami bez pomyłek.
Jeśli przypomnienia mają działać na danych z kilku miejsc naraz, np. z programu magazynowego, banku i poczty, umów bezpłatną konsultację. Pomożemy ułożyć proces, zanim cokolwiek zostanie zautomatyzowane.