Ręczne przepisywanie danych: jak policzyć stracony czas

Ile godzin Twoja firma traci na przepisywanie danych, policzysz w jeden dzień: wybierasz trzy-pięć miejsc, w których ktoś przenosi dane z jednego programu do drugiego, mierzysz stoperem dziesięć przypadków w każdym, mnożysz przez liczbę przypadków w miesiącu i doliczasz poprawki. Wynik w godzinach mnożysz przez koszt godziny pracy.

godziny miesięcznie = (minuty na przypadek × przypadki w miesiącu + minuty na poprawki) / 60

koszt miesięcznie = godziny miesięcznie × koszt godziny pracy

W przykładzie niżej trzy takie miejsca w małej hurtowni dają około 26,2 godziny w miesiącu, czyli około 1 041 zł miesięcznie i 12 490 zł rocznie. Twoje liczby będą inne, ale sposób liczenia jest ten sam.

Rano: gdzie w firmie ktoś przepisuje dane

Usiądź na godzinę z osobami, które obsługują zamówienia, faktury i raporty, i zapytaj o jedno: kiedy w ciągu dnia patrzą na jeden ekran i wpisują to samo w drugi. Typowe miejsca:

• zamówienie z maila albo z komunikatora wpisywane do programu handlowego;
• faktury kosztowe przepisywane do arkusza albo wysyłane księgowej z ręcznym zestawieniem;
• raport z programu przeklejany do Excela, bo w programie „nie da się tego tak ułożyć”;
• dane ze sklepu internetowego albo z Allegro przenoszone do programu magazynowego.

Wybierz trzy-pięć miejsc, które powtarzają się najczęściej. Jeśli firma prowadzi klientów w CRM obok Subiekta, sprawdź też wpisywanie nowych klientów. Jeśli chcesz najpierw rozpisać jeden proces krok po kroku, pomoże w tym wpis jak opisać proces przed automatyzacją.

W ciągu dnia: zmierz dziesięć przypadków stoperem

Szacunek „to zajmuje chwilę” nie wystarczy. Poproś osobę, która to robi, żeby przy każdym przypadku włączyła stoper w telefonie: start, gdy otwiera źródło (maila, PDF, ekran sklepu), stop, gdy zapisze dane w programie docelowym. Do czasu wlicza się szukanie kontrahenta, sprawdzanie indeksu towaru i dopytywanie kolegi.

Zapisz dziesięć pomiarów i weź środkową wartość, nie najkrótszą. Przykład: 3, 3, 4, 4, 4, 4, 5, 5, 6 i 11 minut. Środkowa wartość to 4 minuty. Pomiar z 11 minutami to zwykle przypadek nietypowy (brakujący indeks, niejasne zamówienie), więc zanotuj osobno, co się w nim stało.

Mierz w zwykły dzień pracy. Pomiar w dzień, w którym wszyscy wiedzą, że „szef liczy”, i nikt nie odbiera telefonów, da za niski wynik.

Po południu: ile razy w miesiącu to się dzieje

Liczba przypadków jest w programach, nie w pamięci. Weź ostatni pełny miesiąc i policz:

• zamówienia: liczba dokumentów zamówień albo faktur sprzedaży w programie handlowym;
• faktury kosztowe: liczba dokumentów zakupu albo wiadomości z fakturami w skrzynce;
• raporty: ile razy w miesiącu ktoś je przygotowuje (raport tygodniowy to około 4 razy).

W przykładowej hurtowni wychodzi tak: 250 zamówień po 4 minuty to 1 000 minut, 120 faktur kosztowych po 2 minuty to 240 minut, a raport tygodniowy po 45 minut przygotowywany 4 razy to 180 minut. Razem 1 420 minut.

Nie pomijaj poprawek

Przepisywanie ma drugi koszt: błędy, które ktoś potem znajduje i poprawia. Zła ilość w zamówieniu, literówka w NIP-ie, towar wpisany pod innym indeksem. Każdy taki błąd to korekta dokumentu, telefon do klienta albo zwrot.

Policz z tego samego miesiąca liczbę korekt i reklamacji, które wynikły z pomyłki przy wpisywaniu, i zapytaj, ile trwa poprawienie jednej. W przykładzie 15 błędów po 10 minut to 150 minut. Razem z przepisywaniem: 1 570 minut, czyli około 26,2 godziny w miesiącu.

Ile kosztuje godzina pracy

Koszt godziny to całkowity miesięczny koszt pracownika dla firmy podzielony przez liczbę godzin pracy w miesiącu.

Całkowity koszt to więcej niż pensja brutto. Firma dokłada własne składki: połowę składki emerytalnej, która według ustawy o systemie ubezpieczeń społecznych wynosi 19,52% podstawy (po stronie firmy 9,76%), 6,5% podstawy na składkę rentową i całą składkę wypadkową, a do tego pozycje, które zobaczysz na liście płac. Najprościej wziąć łączną kwotę „koszt pracodawcy” z listy płac od księgowej.

Liczba godzin wynika z Kodeksu pracy: pełny etat to 8 godzin na dobę i przeciętnie 40 godzin w tygodniu. Wymiar w miesiącu liczy się, mnożąc 40 godzin przez liczbę pełnych tygodni i dodając 8 godzin za każdy pozostały dzień od poniedziałku do piątku. Każde święto, które nie wypada w niedzielę, odejmuje 8 godzin. Październik 2026 ma 22 dni od poniedziałku do piątku i żadnego święta w te dni, więc wymiar to 176 godzin.

Przykład: całkowity koszt pracodawcy 7 000 zł miesięcznie podzielony przez 176 godzin daje 39,77 zł za godzinę.

Wynik w jednej tabeli

26,17 godziny × 39,77 zł to około 1 041 zł miesięcznie, czyli około 12 490 zł rocznie. Ta jedna liczba wystarczy, żeby rozmawiać o automatyzacji konkretnie.

Czego ten pomiar nie pokaże

• Kosztu przerwania pracy. Handlowiec, który co kwadrans odrywa się od telefonu, żeby przepisać zamówienie, traci też czas na powrót do poprzedniej rzeczy. Stoper tego nie złapie, więc wynik jest raczej zaniżony.
• Szczytów. Miesiąc z wyprzedażą albo zamknięciem roku wygląda inaczej. Jeśli masz sezonowość, policz dwa miesiące: zwykły i najcięższy.
• Co da się zautomatyzować. Pomiar mówi, ile kosztuje ręczna praca, a nie że każdą minutę da się oddać maszynie. Jeśli co trzecie zamówienie przychodzi w innej formie, automatyzacja głównej ścieżki odda mniej, niż wynika z tabeli.

Jeśli pracujesz na Subiekcie GT: nasze darmowe MCP tego problemu nie rozwiąże. Ono tylko czyta bazę Subiekta, nie wpisze zamówienia z maila do programu i nie widzi danych spoza Subiekta, takich jak poczta, Allegro czy arkusze.

Co zrobić z wynikiem

1. Posortuj tabelę od największej liczby minut w miesiącu. Pierwszy wiersz to kandydat do automatyzacji, nie ten, który najbardziej irytuje.
2. Policz, ile kosztowałaby automatyzacja tego jednego miejsca: wzór na licencje, wdrożenie i utrzymanie jest we wpisie ile kosztuje automatyzacja w małej firmie.
3. Porównaj roczny koszt automatyzacji z roczną kwotą z tabeli.

Jeśli chcesz przejść przez ten rachunek z kimś, kto wdraża takie procesy, umów bezpłatną konsultację.