Jak zautomatyzować przygotowanie oferty w firmie handlowej
Co w ofercie handlowej może złożyć automat: dane klienta, pozycje, ceny i stany z programu, PDF z szablonu. Co zostaje przy handlowcu i co wpisać w szablon.
Przygotowanie oferty automatyzuje się w ten sposób: automat zbiera dane, które firma już ma, czyli kartotekę klienta, ceny z cennika, stany magazynowe i stałe warunki, i wstawia je do szablonu dokumentu. Gotowy PDF trafia do handlowca jako szkic. Handlowiec decyduje o rabacie i sam klika „wyślij”. Automat przejmuje przepisywanie, a decyzja o cenie zostaje przy człowieku.
Z czego składa się oferta i skąd automat weźmie każde pole
Oferta w rozumieniu kodeksu cywilnego to oświadczenie woli zawarcia umowy, które określa istotne postanowienia tej umowy (art. 66 § 1). Sam cennik wysłany klientowi to co innego: kodeks w razie wątpliwości traktuje cenniki nie jako ofertę, lecz jako zaproszenie do zawarcia umowy (art. 71). Automatyzacja dotyczy więc dokumentu dla konkretnego klienta, z konkretnymi pozycjami.
Rozpisz pola oferty w tabeli i przy każdym zapisz, skąd pochodzi:
| Pole oferty | Skąd pochodzi | Kto je uzupełnia |
|---|---|---|
| Nabywca: nazwa, NIP, adres | kartoteka klienta w programie handlowym | automat |
| Pozycje i ilości | zapytanie klienta (mail, formularz, telefon) | automat albo handlowiec |
| Cena katalogowa | cennik w programie handlowym | automat |
| Rabat | reguła albo decyzja handlowca | handlowiec |
| Dostępność i termin dostawy | stany magazynowe | automat |
| Warunki płatności, dostawy, termin ważności | stały tekst w szablonie | nikt, są w szablonie |
Ta tabela to pierwsza część specyfikacji dla wdrożeniowca. Jak spisać resztę procesu, opisujemy w tekście o tym, jak opisać proces przed automatyzacją.
Krok 1: szablon oferty ze znacznikami
Szablon to dokument ze stałym tekstem i miejscami na dane. Tak opisuje to dokumentacja Google Docs API: szablon zawiera stały tekst i znaczniki na treść zmienną, a aplikacja wstawia w nie dane konkretnego odbiorcy. Znacznik to umowny tekst, który normalnie się nie pojawia, na przykład {{nabywca-nazwa}} albo {{data-waznosci}}.
Mechanika jest zawsze ta sama: automat robi kopię szablonu i podmienia w niej znaczniki na dane. W Google Docs API to kopia przez Drive API i podmiana przez batchUpdate. Bez programowania zrobisz to w Make: moduł Google Docs „Create a Document from a Template” tworzy kopię szablonu i podmienia znaczniki, a do tego potrafi zamienić obrazek, np. zdjęcie produktu. Moduł „Download a Document” pobiera wynik w wybranym formacie. Dokument Google da się wyeksportować m.in. do PDF i .docx (stan dokumentacji na październik 2026).
Szablon przygotowujesz raz, ze wszystkimi stałymi elementami: logo, dane firmy, warunki płatności i dostawy, podpis handlowca jako znacznik.
Krok 2: tabela pozycji, czyli najtrudniejsza część
Nagłówek oferty to proste podmiany. Kłopot zaczyna się przy pozycjach, bo jedna oferta ma 3 wiersze, a inna 40. Dokumentacja Google mówi wprost, że listy o nieznanej liczbie elementów, takie jak linie faktury czy lista zamówionych produktów, nie dadzą się zrobić zwykłą podmianą tekstu. Są dwa sposoby: szablon ma tabelę z jednym wierszem wzorcowym, który automat powiela dla każdej pozycji, albo w miejsce znacznika wstawia się całą wygenerowaną tabelę.
Zanim zlecisz tę część, zdecyduj, jakie kolumny ma tabela pozycji (indeks, nazwa, ilość, jednostka, cena, rabat, wartość, dostępność) i czy oferta pokazuje sumę netto, brutto czy obie. Każda kolumna to pole, które automat musi skądś wziąć.
Krok 3: ceny i dostępność prosto z programu handlowego
Ceny i stany są już w programie handlowym, więc automat powinien je stamtąd czytać, zamiast przepisywać je z arkusza. Jak automat dostanie się do tych danych, zależy od programu: przez API, eksport albo bezpośredni odczyt bazy. To pierwsze pytanie do wdrożeniowca.
Jeśli pracujesz na Subiekcie GT, handlowiec może sprawdzić dostępność, zanim zacznie ofertę. Nasze darmowe MCP dla Subiekta GT pozwala zapytać po polsku w Claude albo ChatGPT, ile towaru jest na stanie. To jednak tylko odczyt: darmowe MCP nie wystawia dokumentów, więc oferty samo nie złoży ani nie zapisze w programie.
Krok 4: rabat i wysyłka zostają przy handlowcu
Wysłana oferta wiąże firmę (kiedy przestaje wiązać, opisujemy w następnej sekcji), a cena jest w niej najważniejszą decyzją. Dlatego automat przygotowuje szkic, a nie wysyła go sam. Rabat zapisz jako regułę, którą automat sprawdzi przed utworzeniem szkicu, np.:
- rabat do 5% handlowiec ustala sam;
- rabat powyżej 5% wymaga akceptacji szefa, zanim szkic trafi do handlowca;
- klient bez historii zakupów dostaje cenę katalogową, a rabat to decyzja handlowca.
Progi w tym przykładzie są umowne, wpisz swoje. Więcej o tym, które decyzje zostawić człowiekowi, piszemy w tekście o tym, co agent AI robi sam, a co zatwierdza człowiek.
Dwie linijki, które warto wpisać w szablon na stałe
To nie jest porada prawna. Przy własnym wzorze oferty i ogólnych warunkach sprzedaży warto zapytać radcę prawnego.
Termin ważności. Gdy oferta nie ma terminu, kodeks określa moment, w którym przestaje wiązać, nieostro: albo „gdy nie zostanie przyjęta niezwłocznie”, albo po czasie, w którym oferent mógł w zwykłym toku czynności otrzymać odpowiedź (art. 66 § 2). Znacznik {{data-waznosci}} w szablonie, wyliczany np. jako 14 dni od daty oferty, usuwa tę niejasność.
Przyjęcie bez zastrzeżeń. Między firmami odpowiedź z drobnymi zmianami, które nie zmieniają istotnie treści oferty, kodeks traktuje jako przyjęcie oferty, a umowa obejmuje te zmiany (art. 68¹ § 1). Nie dzieje się tak, gdy w ofercie napisano, że może być przyjęta jedynie bez zastrzeżeń (art. 68¹ § 2). Jeśli nie chcesz, żeby klient dopisywał w odpowiedzi swoje warunki dostawy, to zdanie należy do szablonu.
Oferta wysłana mailem nie wymaga osobnego potwierdzenia otrzymania: przepisy o ofercie w postaci elektronicznej nie mają zastosowania do umów zawieranych pocztą elektroniczną (art. 66¹ § 4).
Ile czasu to oddaje
Policz to na swoich liczbach. Przykład: handlowiec przygotowuje 15 ofert tygodniowo, a samo składanie dokumentu (wyszukanie klienta, przepisanie pozycji, ceny, stany, formatowanie) zajmuje mu 20 minut. To 300 minut, czyli 5 godzin tygodniowo na samo przepisywanie. Po automatyzacji zostaje sprawdzenie szkicu i rabatu. Jak zmierzyć te minuty w jeden dzień, pokazujemy w tekście o liczeniu czasu straconego na przepisywanie danych.
Co zrobić w tym tygodniu
Weź trzy ostatnie oferty, które wysłała Twoja firma, i wypisz każde pole z tabeli z pierwszej sekcji: skąd pochodzi i kto je dziś uzupełnia. Spisz reguły rabatów w formie „jeśli…, to…”. Z ostatniej oferty zrób szablon: zamień dane klienta, pozycje i datę ważności na znaczniki, a stałe warunki zostaw jako tekst.
Z tymi trzema rzeczami możesz zbudować pierwszą wersję w Make albo umówić bezpłatną konsultację i ustalić, jak automat dostanie się do cen i stanów w Twoim programie.