Make, n8n czy Zapier: co wybrać w firmie do 20 osób

W firmie do 20 osób, w której nikt nie zajmuje się serwerami, wybór jest zwykle między Make a Zapierem. Make wychodzi taniej przy prostych procesach, Zapier ma najwięcej gotowych integracji i najprostszy start. n8n ma sens, gdy proces ma dużo kroków albo gdy w firmie jest ktoś techniczny, kto postawi go na własnym serwerze: wtedy wersja podstawowa jest darmowa, ale instalacja, konfiguracja i utrzymanie są po Twojej stronie.

O tym, ile zapłacisz, decyduje głównie to, co każde narzędzie liczy. Zapier liczy każdą udaną akcję, Make każdy moduł, także sprawdzanie nowych danych, a n8n całe uruchomienie procesu, bez względu na liczbę kroków. Ten sam proces może więc kosztować w każdym z nich zupełnie inną liczbę jednostek.

Ceny poniżej to stan na październik 2026, ze stron producentów, w walutach z cenników i przy płatności rocznej (miesięczna jest droższa).

Za co płacisz w każdym narzędziu

Zapier przy płatności rocznej daje 33% zniżki, Make 15% lub więcej. W Make niewykorzystane kredyty przepadają z końcem okresu rozliczeniowego, więc nie ma sensu kupować dużego zapasu „na później”.

Zapis „Zapy dwuetapowe” w planie Free oznacza jeden wyzwalacz i jedną akcję, np. nowy formularz i wiadomość na Slacku. Proces z fakturą, mailem i arkuszem wymaga już planu Professional, który ma Zapy wieloetapowe.

Przykład: 300 zamówień miesięcznie

Weźmy sklep albo hurtownię, która dostaje 300 zamówień miesięcznie. Przy każdym zamówieniu automatyzacja robi trzy rzeczy: wystawia fakturę, wysyła klientowi maila i dopisuje wiersz do arkusza.

• Zapier. Sprawdzanie nowych zamówień nic nie kosztuje, płacisz za akcje: 300 × 3 = 900 zadań. To więcej niż najmniejszy płatny pakiet (750 zadań), więc potrzebujesz pakietu 1,5 tys. zadań, droższego niż cena startowa z cennika.
• Make. Moduł wyzwalający, który co 15 minut sprawdza, czy są nowe zamówienia, zużywa 1 operację na każde sprawdzenie, a w zwykłych aplikacjach 1 operacja to 1 kredyt. Przez 30 dni to 4 × 24 × 30 = 2 880 sprawdzeń, nawet jeśli zamówień nie ma. Do tego 900 akcji, razem 3 780 kredytów. Mieści się w planie Core (10 tys. kredytów).
• n8n. Gdy sklep sam powiadamia n8n o zamówieniu (webhook, czyli automatyczne powiadomienie wysyłane przez program), liczba wykonań równa się liczbie zamówień: 300. Gdy n8n co 15 minut sam sprawdza sklep, każde takie uruchomienie liczy się jako wykonanie: 2 880, czyli więcej niż 2,5 tys. w planie Starter.

Wniosek z przykładu: przy wyborze ważne jest też to, jak proces się uruchamia. W Make ustawienie sprawdzania co minutę zamiast co 15 minut daje 60 × 24 × 30 = 43 200 kredytów samych sprawdzeń, ponad cztery razy więcej niż pakiet Core. W n8n harmonogram zjada wykonania, a webhook nie. W Zapierze częstotliwość sprawdzania zależy od planu (co 15 minut w Free, co 2 minuty w Professional), ale nie zmienia rachunku.

Ile osób może z tego korzystać

To różnica, którą łatwo przeoczyć w firmie, w której automatyzacje ma ustawiać więcej niż jedna osoba.

• Zapier Free i Professional mają 1 miejsce dla użytkownika. Wspólne Zapy i połączenia z aplikacjami są w planie Team: od 69 USD miesięcznie, 25 użytkowników.
• Make ma zespoły i role użytkowników w planie Teams, 29 USD miesięcznie za 10 tys. kredytów.
• n8n w każdym planie ma nielimitowanych użytkowników.

Jeśli jedna osoba ustawia wszystko, a reszta tylko korzysta z efektów (faktury, maile, raporty), wystarczy plan dla jednego użytkownika.

Gdzie trafiają dane firmy

Przez automatyzację przechodzą dane klientów: nazwy firm, adresy, maile, kwoty. To ma znaczenie przy RODO i przy umowach z klientami.

Zapier trzyma dane na serwerach AWS w Stanach Zjednoczonych i nie oferuje przechowywania danych tylko w UE. Ma certyfikację EU-US Data Privacy Framework i według Zapiera klienci z UE mogą przekazywać mu dane osobowe; warunki opisuje jego umowa przetwarzania danych (Data Processing Addendum). To nie jest porada prawna: jeśli przez automatyzację mają iść dane osobowe klientów, pokaż tę umowę prawnikowi albo inspektorowi ochrony danych. Szerzej o transferze danych do USA piszemy w tekście czy AI w firmie łamie RODO.

n8n możesz postawić na własnym serwerze, lokalnie albo w prywatnej chmurze. Dane zostają wtedy tam, gdzie je umieścisz. To jedyny z trzech wariantów, w którym nie wysyłasz danych do zewnętrznej platformy automatyzacji. Jeśli klient wymaga przetwarzania wyłącznie w UE, ustal to przed wyborem narzędzia, nie po wdrożeniu.

Czy jest gotowa integracja z Twoim programem

Liczba aplikacji na stronie nic nie mówi o Twoim konkretnym programie. Zapier ma np. gotową integrację z inFaktem. Czy ma ją Twój program, sprawdzisz tylko w katalogu integracji każdego narzędzia.

Zanim wybierzesz, wypisz programy, które ma połączyć pierwszy proces (sklep, program do faktur, poczta, arkusz), i wpisz każdy w wyszukiwarkę integracji wszystkich trzech narzędzi. Gdy gotowej integracji nie ma, zostaje połączenie przez API programu: w Zapierze przez webhooki w planie Professional, w n8n przez własne zapytania HTTP. To już zadanie dla kogoś, kto czyta dokumentację API.

Co wybrać

• Zapier, gdy liczy się najprostszy start i największy wybór gotowych integracji, a procesów jest mało i są krótkie. Płacisz za każdą akcję, więc długie procesy przy dużej liczbie zdarzeń szybko podnoszą pakiet.
• Make, gdy procesy są proste, ale jest ich sporo, i chcesz płacić mało. Pilnuj częstotliwości sprawdzania, bo w Make każde sprawdzenie kosztuje kredyt.
• n8n w chmurze, gdy procesy mają dużo kroków albo pętli (np. jedno uruchomienie przetwarza całą listę faktur), bo płacisz za uruchomienie, a nie za krok. Dobrze, gdy programy potrafią same wysłać powiadomienie przez webhook.
• n8n na własnym serwerze, gdy w firmie albo u stałego partnera jest osoba techniczna, która zainstaluje, zaktualizuje i będzie pilnować serwera. Licencja Community jest darmowa, ale utrzymanie jest Twoje.

Jeśli chcesz wiedzieć, ile w całości kosztuje AI i automatyzacja w małej firmie, zajrzyj do wpisu o realnym rachunku za AI dla MŚP.

Co zrobić jutro

1. Wybierz jeden proces, który dziś robi się ręcznie, i rozpisz go na kroki: co go uruchamia i jakie akcje następują po kolei.
2. Policz, ile razy w miesiącu się uruchamia, i przelicz na trzy jednostki: zadania w Zapierze (zdarzenia × akcje), kredyty w Make (sprawdzenia + zdarzenia × akcje) i wykonania w n8n.
3. Sprawdź w katalogach integracji, czy każdy program z procesu jest dostępny.
4. Zbuduj proces na darmowym koncie: Zapier Free (100 zadań), Make Free (1 000 kredytów) albo 14 dni próbnych w n8n, i sprawdź po tygodniu, ile jednostek zużył.

Jeśli proces łączy kilka programów, w tym taki bez gotowej integracji, i nie wiesz, od czego zacząć, umów bezpłatną konsultację. Przejdziemy przez proces razem i policzymy, które narzędzie wyjdzie taniej.