KSeF w Subiekcie GT przed 1 stycznia 2027 - co sprawdzić

Jeśli Twoja mała firma wystawia faktury w Subiekcie GT, do 31 grudnia 2026 r. masz do zrobienia pięć rzeczy: zaktualizować program do wersji 1.89, mieć dwa certyfikaty KSeF z aktualną datą ważności, ustawić formę dokumentu „KSeF” jako domyślną, ustawić moment wysyłki tak, żeby faktura wychodziła tego samego dnia, i doładować InsPunkty. Od 1 stycznia 2027 r. kończy się zwolnienie dla firm z fakturami do 10 000 zł miesięcznie i zaczynają obowiązywać kary za fakturę wystawioną poza KSeF. Poniżej każdy krok z nazwami opcji w programie.

Stan na październik 2026. To nie jest porada prawna ani podatkowa. Jeśli nie wiesz, czy konkretne faktury (z kasy, dla konsumentów) wchodzą do Twojego limitu, zapytaj księgową.

Co zmienia się 1 stycznia 2027

Trzy rzeczy, które dziś jeszcze uchodzą, od nowego roku przestają.

• Koniec zwolnienia do 10 000 zł. Do 31 grudnia 2026 r. firma, której sprzedaż z VAT na fakturach w danym miesiącu nie przekracza 10 000 zł, może wystawiać faktury papierowe albo elektroniczne poza KSeF, np. PDF (art. 145m ustawy w brzmieniu z Dz.U. 2025 poz. 1203). Od 1 stycznia 2027 r. KSeF obowiązuje także ją (harmonogram KSeF na stronie MF).
• Faktury z kasy. Do końca 2026 r. faktury wystawiane przy użyciu kasy rejestrującej, w tym paragony z NIP do 450 zł, mogą być poza KSeF. Od 2027 r. faktura do transakcji z kasy online dla firmy musi być wystawiona w KSeF (pytania i odpowiedzi MF o KSeF).
• Kary. Przepisy o karach wchodzą w życie 1 stycznia 2027 r. Za fakturę wystawioną poza KSeF, choć powinna być w KSeF, naczelnik urzędu skarbowego może nałożyć karę do 100% VAT z tej faktury, a przy fakturze bez VAT do 18,7% kwoty należności ogółem (art. 106ni ustawy o VAT, Dz.U. 2023 poz. 1598). Ta sama kara grozi za fakturę wystawioną offline i niedosłaną do KSeF w terminie.

Przykład: faktura na 12 300 zł brutto, w tym 2 300 zł VAT, wystawiona na papierze w 2027 r. To kara do 2 300 zł, czyli do równowartości całego podatku z tej faktury.

Dochodzi czwarta zmiana, po stronie płatności: od 1 stycznia 2027 r. przy przelewie w podzielonej płatności trzeba podać numer KSeF faktury.

Czy Twoja firma już teraz musi wystawiać w KSeF

Najpewniej tak. Od 1 kwietnia 2026 r. KSeF jest obowiązkowy dla wszystkich firm poza tymi, których sprzedaż na fakturach nie przekracza 10 000 zł miesięcznie. Wystarczy jedna faktura dla firmy na 10 001 zł brutto, żeby zwolnienie przestało działać.

Jak liczyć limit:

• liczysz wartość brutto faktur wystawionych w danym miesiącu;
• nie wliczasz faktur dla konsumentów, faktur z kasy ani paragonów z NIP do 450 zł (MF o limicie 10 000 zł);
• fakturę, którą przekraczasz limit, wystawiasz już w KSeF, a po niej wszystkie kolejne. Spokojniejszy następny miesiąc niczego nie przywraca.

Jedno dotyczy wszystkich bez wyjątku: od 1 lutego 2026 r. faktury kosztowe od dostawców trafiają do Ciebie przez KSeF, nawet jeśli sam jeszcze korzystasz ze zwolnienia. Jeśli Subiekt ich nie pobiera, musisz je odbierać ręcznie w Aplikacji Podatnika KSeF 2.0.

Sprawdź wersję programu i Abonament

Aktualna wersja Subiekta GT to 1.89 (poprawka 1.89 SP1 HF1), wg opisu zmian InsERT. Do pełnej funkcjonalności 1.89 potrzebny jest kod aktywacyjny, który kupujesz u partnera InsERT w ramach Abonamentu na ulepszenia. Bez aktywnego Abonamentu tego kodu nie dostaniesz.

Po co aktualizować, skoro KSeF działa od 1.87? Wersja 1.89 sama usuwa z XML faktury znaki, których KSeF nie przyjmuje, pokazuje formę dokumentu i numer KSeF w rejestrze sprzedaży VAT i wpisuje numer KSeF do rozrachunków.

Zanim zainstalujesz nową wersję:

1. Zrób pełną archiwizację danych w starej wersji. InsERT pisze wprost, że to konieczne.
2. Zaplanuj aktualizację na wszystkich komputerach naraz. Konwersja bazy jest nieodwracalna, a starsza wersja nie otworzy skonwertowanej bazy, także przez sieć.
3. Sprawdź, czy program jest podłączony do Konta InsERT. Bez tego Subiekt nie połączy się z produkcyjnym KSeF.

Sprawdź oba certyfikaty i ich daty ważności

Subiekt GT loguje się do KSeF certyfikatem, nie hasłem. Potrzebujesz dwóch:

Oba generujesz w Aplikacji Podatnika KSeF 2.0 w module Certyfikaty, a potem wgrywasz w Subiekcie trzy elementy: plik certyfikatu, klucz prywatny i hasło do klucza. Instrukcję krok po kroku InsERT opisuje w artykule o kreatorze wdrożeniowym KSeF w Subiekcie GT. Hasła nie da się odzyskać, więc zapisz je tam, gdzie trzymasz inne hasła firmowe.

Bez drugiego certyfikatu, kiedy KSeF ma awarię albo przerwę serwisową, nie wydrukujesz klientowi poprawnej faktury offline, bo zabraknie drugiego kodu QR.

Certyfikat jest ważny najwyżej 2 lata. Wejdź w Certyfikaty, Lista certyfikatów i zapisz w kalendarzu datę końca ważności obu, z zapasem kilku tygodni.

Może dotarła do Ciebie informacja, że tokeny KSeF wygasają z końcem 2026 r. MF zapowiedziało, że zostaną bezterminowo. Subiektowi GT ta zmiana nic nie robi, bo i tak łączy się certyfikatem.

Ustaw domyślną formę dokumentu

Subiekt wyśle do KSeF tylko dokument z formą „KSeF”. Faktura z formą tradycyjną zostaje w programie, nawet jeśli wszystko inne masz ustawione dobrze. Jeśli do tej pory korzystasz ze zwolnienia, sprawdź, jaką formę masz ustawioną jako domyślną.

1. Administracja, Parametry, wybierz parametry dokumentu (np. faktury sprzedaży).
2. Zakładka e-Faktura, pole Forma dokumentu: ustaw KSeF. Powtórz dla korekt.
3. Faktury już wystawione z inną formą zmienisz zbiorczo: Sprzedaż, Faktury sprzedaży, zaznacz dokumenty, e-Faktury, Zmień formę dokumentu.

Po zmianie otwórz Rejestr sprzedaży VAT za ostatni miesiąc i przefiltruj go po formie dokumentu. Każda faktura dla firmy bez numeru KSeF to pozycja do wyjaśnienia, zanim zaczną obowiązywać kary.

Ustaw godzinę wysyłki faktur

Faktura wystawiona online musi trafić do KSeF tego samego dnia. Jeśli wyślesz ją następnego dnia, system potraktuje ją jako fakturę offline24, a ta ma termin do końca następnego dnia roboczego. Przy ogłoszonej awarii KSeF masz 7 dni roboczych od jej końca.

W Subiekcie decyduje o tym parametr Moment wysyłki (Administracja, Parametry, KSeF):

• Według harmonogramu lub ręcznie - opcja rekomendowana przez InsERT. Harmonogram wysyła faktury co kilka minut albo o wybranych godzinach.
• Pytaj po zapisie każdego dokumentu - przy każdej fakturze dodatkowe okno.
• Wysyłaj automatycznie po zapisie dokumentu - bez pytania.

Pułapka harmonogramu: działa tylko wtedy, gdy Subiekt jest uruchomiony na co najmniej jednym komputerze (InsERT o harmonogramie wysyłki). Jeśli wystawiasz faktury o 17:00 i zamykasz program o 17:05, ostatnia porcja może pójść dopiero rano. Dlatego zostaw ostatnie uruchomienie harmonogramu na godzinę przed końcem pracy i włącz parametr Przypominaj o niewysłanych dokumentach przed zamknięciem programu.

W ustawieniach harmonogramu nie odznaczaj pola Nie wysyłaj faktur z przekroczonym terminem wysyłki. Takie faktury program wtedy wstrzymuje, żebyś sam zdecydował, co z nimi zrobić. InsERT ostrzega, że wyłączenie tej opcji może się wiązać z karami.

Policz i doładuj InsPunkty

Oprócz Abonamentu Subiekt potrzebuje InsPunktów. Każda wysłana faktura kosztuje 1 InsPunkt i każda pobrana faktura od dostawcy też 1 InsPunkt (InsERT o InsPunktach i KSeF). Z Abonamentem dostajesz 100 InsPunktów. Gdy portfel jest pusty, faktura nie wyjdzie do KSeF.

Przykład: wysyłasz 150 faktur miesięcznie i dostajesz 100 od dostawców. To 250 InsPunktów miesięcznie i 3 000 rocznie, czyli po odjęciu 100 z Abonamentu brakuje 2 900. Ceny paczek (zł netto, cennik InsERT):

Na 2 900 punktów paczki 2 000 i 1 000 kosztują razem 800 zł, tyle samo co jedna paczka 5 000. Lepiej więc wziąć tę większą: zostaje zapas na kolejne miesiące.

Czego ta lista nie załatwi

Lista dotyczy wystawiania i odbierania faktur w Subiekcie. Nie rozstrzyga, czy konkretne faktury Twojej firmy (np. dla zagranicznych klientów albo z załącznikami) mają szczególne zasady. To pytanie do księgowej.

Nie załatwi też płatności. Od 2027 r. numer KSeF ma być w tytule przelewu w podzielonej płatności. Wersja 1.89 wpisuje go do należności i zobowiązań i podpowiada jako domyślny tytuł przy rozliczaniu pojedynczego rozrachunku, ale przelew i tak robisz w banku, więc sprawdź, czy numer tam dotarł.

I uczciwie o naszym narzędziu: darmowe MCP dla Subiekta GT nie obsługuje KSeF. Nie pokaże statusu wysyłki ani faktur bez numeru KSeF i nie wyśle niczego za Ciebie. Wszystko z tej listy robisz w samym Subiekcie i w Aplikacji Podatnika KSeF.

Co zrobić w tym tygodniu

Sprawdź, czy na wszystkich komputerach masz wersję 1.89. Potem otwórz Rejestr sprzedaży VAT za wrzesień, przefiltruj po formie dokumentu i policz faktury dla firm bez numeru KSeF. Na koniec wejdź w Aplikację Podatnika KSeF 2.0, Certyfikaty, Lista certyfikatów i wpisz do kalendarza daty ważności obu certyfikatów.

Jeśli w którymś kroku utkniesz albo chcesz przy okazji uporządkować fakturowanie w firmie, umów bezpłatną konsultację.