Copilot czy Gemini w małej firmie: co wybrać i ile to kosztuje

Wybierz AI z pakietu, na którym Twoja firma już pracuje: jeśli poczta i pliki są w Microsoft 365, to Copilot, jeśli w Google Workspace, to Gemini. Przenoszenie poczty, dysków i kalendarzy tylko po to, żeby mieć innego asystenta AI, zwykle kosztuje więcej pracy, niż daje.

Różnica jest w tym, jak płacisz. W Google Gemini w Gmailu, Dokumentach i Meet jest w cenie planu Business Standard, 63 zł za osobę miesięcznie. W Microsoft 365 darmowy jest tylko czat AI oparty na sieci, a Copilot pracujący na Twoich mailach i plikach to dodatek za 18,20 euro za osobę miesięcznie albo pakiet z planem.

Ceny poniżej to stan na październik 2026, netto, ze stron producentów. Microsoft na polskiej stronie podaje ceny w euro, Google w złotych.

Co dostajesz w cenie planu, a za co płacisz osobno

W Microsoft 365 trzeba odróżnić dwie rzeczy o podobnej nazwie. Copilot Chat jest w cenie kwalifikujących się licencji: to czat AI oparty na sieci, z pomocą w pisaniu. Pełny Microsoft 365 Copilot działa na danych roboczych w Wordzie, Excelu, PowerPoincie, Outlooku i Teams, czyli na Twoich mailach, plikach i spotkaniach. Ten drugi wymaga osobnej licencji na kwalifikujący się plan Microsoft 365, a Copilot w Teams także licencji Teams.

Do końca 2026 roku Microsoft ma promocję: dodatek kosztuje 15,60 € zamiast 18,20 €, ale tylko dla obecnych klientów z planem dla firm i tylko w pierwszym roku. Od drugiego roku płacisz cenę regularną, więc licz budżet od niej.

W Google sytuacja jest prostsza, ale ma jeden haczyk. Plan Starter ma Gemini w Gmailu i czat w aplikacji Gemini. Gemini w Dokumentach, Arkuszach, na Dysku i w Meet jest dopiero od planu Standard. Jeśli firma jest na Starterze, przejście na AI w dokumentach oznacza zmianę planu dla użytkowników.

Ile to kosztuje firmę 10-osobową

Przykład: firma ma 10 osób i chce AI w poczcie i dokumentach. Wszystkie kwoty netto, miesięcznie.

• Google, wszyscy na Business Standard: 10 × 63 zł = 630 zł. Gemini w Gmailu, Dokumentach i Meet ma każdy.
• Microsoft, wszyscy na Business Standard + Copilot: 10 × 20,36 € = 203,60 €. Copilot w aplikacjach ma każdy, a do tego klasyczne aplikacje Word, Excel i PowerPoint na komputer.
• Microsoft, wszyscy na Business Basic, Copilot dla 3 osób: 10 × 6,07 € + 3 × 18,20 € = 60,70 € + 54,60 € = 115,30 €. Copilot ma tylko biuro i handlowcy, reszta korzysta z darmowego czatu. W Business Basic aplikacje działają tylko w przeglądarce i na telefonie.

Trzeci wariant pokazuje praktyczną różnicę: w Microsofcie dodatek Copilot kupujesz na osobę, więc płacisz tylko za tych, którzy z niego korzystają. W Google AI w dokumentach przychodzi z planem, więc płacisz za plan, który go zawiera.

Ceny Microsoftu w tabeli to płatność roczna; cennik ma też opcję płatności miesięcznej. Google przy zobowiązaniu na rok podaje oszczędność 16%. Zanim policzysz porównanie, sprawdź w panelu administratora, jaki rodzaj płatności masz dziś.

Całościowy rachunek, z licencjami na czaty i czasem na wdrożenie, rozpisaliśmy we wpisie o tym, ile kosztuje AI dla małej firmy.

Czy działa po polsku

Tu jest różnica, o której cenniki nie mówią.

Microsoft podaje polski na liście języków, w których Copilot na kontach służbowych przyjmuje polecenia i odpowiada.

W Google zależy to od funkcji. Panel boczny Gemini w Gmailu, Dokumentach i Arkuszach działa po polsku: możesz w nim zadać pytanie o maile czy dokument i dostać odpowiedź po polsku. Natomiast „Help me write”, czyli pisanie szkicu maila w Gmailu i tekstu w Dokumentach jednym kliknięciem, działa tylko w kilku językach, wśród których polskiego nie ma. Jeśli w Twojej firmie AI ma głównie pisać maile do klientów, sprawdź to w wersji próbnej, zanim zmienisz plan.

Gdzie trafiają dane firmy

Obaj producenci deklarują to samo w dwóch sprawach, które zwykle martwią właściciela firmy.

• Trenowanie modeli. Microsoft pisze, że prompty, odpowiedzi i dane z Twojego konta nie służą do trenowania modeli bazowych. Google, że treści nie są używane do trenowania modeli poza Twoją domeną bez zgody.
• Uprawnienia. Copilot pokazuje tylko dane, do których dana osoba ma co najmniej prawo odczytu. Gemini nie sięga do treści, do których użytkownik nie ma uprawnień.

Z drugiego punktu wynika praktyczne ryzyko: jeśli folder z wynagrodzeniami jest udostępniony całej firmie, AI znajdzie go każdemu, kto zapyta. Przed włączeniem asystenta przejrzyj udostępnienia na dyskach.

Microsoft deklaruje zgodność Copilota z RODO i granicą danych UE (EU Data Boundary). W Google wybór regionu przechowywania danych jest w planach Enterprise, nie w planach Business. To nie jest porada prawna: jeśli przez asystenta mają przechodzić dane osobowe klientów, a umowy wymagają przechowywania w UE, pokaż warunki prawnikowi lub inspektorowi ochrony danych. Więcej o tym, co dzieje się z danymi w narzędziach AI, piszemy w tekście czy AI w firmie łamie RODO.

Co zrobić jutro

1. Sprawdź w panelu administratora, na jakim planie jest firma i ile osób ma licencję.
2. Wypisz kilka osób, które najwięcej piszą maili i dokumentów. To one najszybciej pokażą, czy AI coś daje.
3. Uruchom wersję próbną u swojego dostawcy: Microsoft daje miesiąc za darmo, ale wymaga karty i po okresie próbnym sam przechodzi na płatną subskrypcję, więc wpisz w kalendarz datę decyzji. Google daje 14 dni.
4. Przez czas próby niech te osoby robią na AI swoje zwykłe zadania po polsku: odpowiedź na reklamację, podsumowanie spotkania, ofertę z poprzedniej oferty. Potem zdecyduj, ilu osobom kupić licencję.

Jeśli chcesz, żeby AI nie tylko pisało maile, ale wykonywało całe procesy w Twojej firmie, umów bezpłatną konsultację. Sprawdzimy, czy wystarczy Copilot albo Gemini, czy potrzebna jest automatyzacja obok nich.